System elektronicznego obiegu dokumentów OfficeObjects®DocMan obsługuje pełen obieg korespondencji oraz umożliwia całkowitą kontrolę przepływu dokumentów. Rozwiązanie oparto o Rzeczowy Wykaz Akt oraz Instrukcję Kancelaryjną, obowiązującą w danej instytucji. System umożliwia obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej, elektronicznej oraz w formie faksu. Dokumenty wprowadzone do systemu mogą być łatwo segregowane poprzez łączenie ich w elektroniczne sprawy i teczki. Dzięki wykorzystaniu modułu Workflow, system zapewnia automatyczną kontrolę terminowości załatwiania spraw i generowanie ponagleń. Zastosowanie algorytmów wyszukiwania pełnotekstowego umożliwia szybkie dotarcie do potrzebnej informacji oraz przeglądanie dokumentów według opisujących je atrybutów i słów kluczowych. System OfficeObjects®DocMan cechuje się łatwością integracji z innymi systemami. Dzięki połączeniu z Biuletynem Informacji Publicznej umożliwia sprawdzanie statusu spraw oraz rejestrację dokumentów przez Internet.
Przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną jest podstawowym warunkiem poprawnej organizacji i skutecznego zarządzania informacją w urzędzie. Stale rosnąca ilość dokumentów w instytucji, konieczność lepszej kontroli realizowanych spraw oraz wymogi dostosowania urzędu do wysokich standardów w zakresie obsługi petentów obowiązujących w Unii Europejskiej to problemy, których rozwiązanie wymaga podejścia kompleksowego. System OfficeObjects®DocMan jest stabilnym i sprawdzonym rozwiązaniem, gwarantującym profesjonalny obieg informacji w instytucji, optymalnie dostosowanym do warunków pracy urzędów miast i gmin. Jego zakres funkcjonalny jest stale rozszerzany w oparciu o opinie użytkowników z największych urzędów Polski. Zastosowanie systemu pozwala przetwarzać dokumenty w postaci elektronicznej, zwiększyć kontrolę realizacji spraw oraz wprowadzić automatyzację procesów pracy. Urzędy, w których zastosowano system OfficeObjects®DocMan usprawniły swoja organizację oraz podniosły wiarygodność swoich działań i decyzji w oczach obywateli.
Potencjalni odbiorcy systemu
Odbiorcami systemu OfficeObjects®DocMan są przede wszystkim urzędy administracji rządowej i samorządowej, które z racji swej działalności, mają liczne kontakty z otoczeniem i rozbudowany obieg informacji. Należą do nich miedzy innymi: Urzędy Miast, Urzędy Gmin, Urzędy Marszałkowskie, Urzędy Centralne i Ministerstwa
System OfficeObjects®DocMan jest wykorzystywany w trzech głównych obszarach funkcjonalnych:
I. Zarządzanie sprawami
II.Zarządzania dokumentami
III. Zarządzanie procesami pracy
I. Zarządzanie sprawami
OfficeObjects®DocMan zapewnia kontrolę oraz przyśpieszenie realizacji spraw poprzez nadzór nad przepływem informacji wewnątrz urzędu. System zapewnia szybki dostęp do spraw w toku, co ułatwia natychmiastową ocenę stopnia ich realizacji.
Rozwiązanie zabezpiecza przed dokonaniem zmian w dokumentach już zatwierdzonych, zapewnia terminowość załatwiania spraw i sprawia, że informacja staje się własnością ogółu, a nie pojedynczego pracownika. Dzięki temu możliwe jest w każdej chwili włączenie się do sprawy innego pracownika, bez ryzyka, że będzie mu brakowało informacji lub że będzie powtarzał już zrealizowane czynności.
W system wbudowano procedury umożliwiające szybkie przygotowanie odpowiedzi na pisma oraz szereg mechanizmów bezpieczeństwa, np. weryfikację zakresu widzialności dokumentów — dokument może być widziany w ramach całej instytucji lub określonych departamentów. Rozwiązanie zawiera słowniki gwarantujące elastyczność systemu i ułatwiające użytkownikowi pracę. Należą do nich m.in. słowniki opisujące strukturę organizacyjną firmy, umożliwiające definiowanie użytkowników i ich uprawnień.
Dzięki połączeniu z Biuletynem Informacji Publicznej, system umożliwia sprawdzanie statusu spraw oraz rejestrację dokumentów przez Internet.
System OfficeObjects®DocMan umożliwia generowanie szeregu raportów i zestawień statystycznych, pozwalających na retrospektywną analizę działalności instytucji. Rozbudowany moduł raportowania dostarcza informacje o poziomie zaangażowania w sprawy poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników. Jest to szczególnie ważne dla prawidłowego planowania pracy, wyszukiwania punktów przeciążeń i niedociążeń oraz oceny zaangażowania pracowników.
II. Zarządzanie dokumentami
Na proces zarządzania dokumentami składają się z kolejno następujących czynności:
a)przyjmowanie korespondencji,
b)rejestracja pisma,
c)dekretacja pisma (przekazanie pisma do osoby lub jednostki odpowiedzialnej)
d)załatwianie sprawy,
e)wysłanie odpowiedzi.
System umożliwia rejestrowanie i obsługę korespondencji nadsyłanej w tradycyjnej postaci papierowej, faksu oraz elektronicznej. Dokumenty mogą być przechowywane w systemie w różnych formatach prezentacyjnych (np.: obraz, tekst, audio, video).
Rozwiązanie umożliwia skanowanie i wizualizację obrazu, nanoszenie adnotacji na obrazy dokumentów oraz przetwarzanie dokumentów na postać tekstową (OCR). Dzięki możliwości wykorzystania danych słownikowych, kalendarzy elektronicznych oraz automatów do tworzenia nazw, proces opisywania dokumentów jest ułatwiony. Pełna parametryzacja poszczególnych elementów opisu zapewnia dostosowanie ich do potrzeb instytucji. System pozwala generować standardowe odpowiedzi na pisma wchodzące na podstawie wcześniej zdefiniowanych wzorców.
OfficeObjects®DocMan umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów według różnych atrybutów, słów kluczowych oraz wyszukiwanie pełnotekstowe z możliwością konstruowania złożonych warunków logicznych. Dokumenty w systemie OfficeObjects®DocMan są archiwizowane zgodnie z regułami zawartymi w Rzeczowym Wykazie Akt.
Zarządzanie procesami pracy
System OfficeObjects®DocMan umożliwia sterowanie przepływem dokumentów w instytucji dzięki wykorzystaniu modułu zarządzania procesami pracy OfficeObjects®Workflow.
Rozwiązanie umożliwia definiowanie procedur pracy w oparciu o procesy obiegu dokumentów oraz odwzorowanie struktury organizacyjnej instytucji. Procedury mogą być definiowane przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Zarządzanie procesami pracy umożliwia bieżące śledzenie drogi dokumentu w instytucji, automatyczną kontrolę terminowości załatwiania spraw i generowanie ponagleń. System pozwala modelować zależności czasowe oraz umożliwia uwzględnianie decyzji ad-hoc w trakcie wykonywania procesu. Zapewnia także kontrolę procesu archiwizacji.
Do głównych korzyści z wdrożenia systemu OfficeObjects®DocMan należą m.in.:
-
Uporządkowany i szybki obieg dokumentów..
-
Sprawny proces podejmowania decyzji.
-
Kontrola wydawanych decyzji i poleceń.
-
Skrócenie czasu dotarcia do dokumentów historycznych.
-
Możliwość spełnienia wymogów legislacyjnych.
-
Zapewnienie niezmiennej jakości dokumentu (eliminacja czynnika „zużycia papieru”).
-
Większe bezpieczeństwo informacji przetwarzanych przez urząd.
-
Łatwość wdrożenia nowych pracowników do pracy.
-
Ograniczenie wydatków na materiały biurowe.
