OfficeObjects®ESP – Elektroniczna Skrzynka Podawcza - oprogramowanie umożliwiające doręczanie dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi.
Wymogi zostały precyzyjnie określone w następujących aktach prawnych:
-
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym;
-
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych. Powyższe rozporządzenia nakładają na wszystkie podmioty administracji publicznej obowiązek przyjmowania podań i wniosków w postaci elektronicznej. Fakt przyjęcia przez urząd pisma musi zostać udokumentowany poprzez wydanie obywatelowi Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO), którego format oraz zawartość merytoryczna jest dokładnie określona w wymienionych rozporządzeniach.
Funkcjonalności realizowane przez OfficeObjects®ESP
Rozwiązanie OfficeObjects®ESP realizuje usługę Elektronicznego Urzędu Podawczego. Oznacza to możliwość składania przez obywateli dokumentów w postaci elektronicznej i otrzymywania urzędowego poświadczenia odbioru.
Za pomocą OfficeObjects®ESP spełniane są następujące funkcjonalności:
-
wystawianie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO) na postawie formularza elektronicznego, którego autentyczność (integralność i niezaprzeczalność) gwarantuje złożony pod nim podpis kwalifikowany;
-
składanie kwalifikowanego podpisu na formularzu elektronicznym wraz z załącznikami, z możliwością dołączenia znacznika czasu do danych podpisanych elektronicznie;
-
walidacja bezpiecznego podpisu elektronicznego na podstawie certyfikatów kwalifikowanych oraz odpowiednich usług walidacji:
-
CRL (Certificate Revocation List) – lista unieważnionych certyfikatów, oraz
-
OCSP (Online Certificate Status Protocol) – protokół umożliwiający dostęp do informacji o bieżącym statusie certyfikatu.
-
archiwizacja formularzy elektronicznych oraz skojarzonych z nimi Urzędowych Poświadczeń Odbioru w ramach repozytorium systemu obiegu dokumentów urzędu (np. OfficeObjects®DocMan lub OfficeObjects®Document Manager);
-
archiwizacja Urzędowych Poświadczeń Odbioru w repozytorium usługi Elektronicznej Skrzynki Podawczej;
-
integracja z systemami elektronicznego obiegu dokumentów OfficeObjects®DocMan i OfficeObjects®Document Manager.
W chwili złożenia dokumentu do urzędu obywatel otrzymuje za pośrednictwem poczty elektronicznej Urzędowe Potwierdzenie Odbioru w momencie złożenia dokumentu do urzędu. Ponadto, po zalogowaniu się na wskazanej stronie urzędu, ma możliwość sprawdzenia statusu załatwianej sprawy oraz dodatkowego pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.
Korzyści wynikające z zastosowania OfficeObjects®ESP
Rozwiązanie OfficeObjects®ESP pozwala przede wszystkim spełnić wymagania ustawowe dotyczące składania do urzędów dokumentów w postaci elektronicznej. Znacznemu zmniejszeniu ulega liczba dokumentów papierowych, które zastępowane są przez dokumenty w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia do nich dostęp i zarządzanie. Inną korzyścią jest łatwość i szybkość dotarcia do dokumentów przez urzędnika. Dokumenty są opatrywane unikalną sygnaturą generowaną automatycznie w momencie rejestracji wniosku obywatela. Każdy dokument, który został złożony otrzymuje identyfikator sprawy. Osoba, która złożyła dokument / wniosek ma możliwość śledzenia na bieżąco stanu swojej sprawy. Dzięki zastosowaniu technologii informatycznych w urzędzie do obsługi klientów zwiększa się efektywność działania urzędu. Urzędnicy koncentrują się na zadaniach merytorycznych, a nie technicznych, ponieważ obsługa obiegu dokumentów jest realizowana przez system informatyczny. Wdrożenie elektronicznej skrzynki podawczej przyczynia się do realizacji przez urząd koncepcji nowoczesnej administracji i spełniania rosnących oczekiwań klientów oraz wymogów ustawowych.
