OfficeObjects®Archive – system do obsługi archiwum umożliwiający digitalizację dokumentów archiwalnych, ich kategoryzację oraz zarządzanie dostępem.
Wiele współczesnych organizacji styka się z problemem zarządzania zasobami archiwalnymi. Przez lata działalności powstało tysiące tomów dokumentów, które często są jedynym dowodem istotnych zdarzeń. Aby umożliwić korzystanie z dokumentów archiwalnych trzeba przede wszystkim ocalić je przed zniszczeniem, zewidencjonować oraz zapewnić szybki dostęp uprawnionym osobom.
OfficeObjects®Archive umożliwia szybkie korzystanie z informacji archiwalnych na zasadach uprawnień. System umożliwia digitalizację dokumentów poprzez automatyczne skanowanie masowe lub ręczne(w zależności od stanu dokumentu), opis dokumentu, kategoryzację oraz udostępnienie osobom posiadającym odpowiednie uprawniania. Wszystkie zdarzenia począwszy od umieszczenia dokumentu w elektronicznym archiwum, poprzez jego opis, publikację aż po udostępnianie sterowane są zautomatyzowanymi procesami, zamodelowanymi zgodnie ze specyfiką działalności danej organizacji.
Bezpieczeństwo przechowywania i szybkość udostępniania
Dokumenty obsługiwane w systemie OfficeObjects®Archive są automatycznie indeksowane i umieszczane w bezpiecznym repozytorium. Ogromne znaczenie ma kontrola dostępu do zasobów archiwalnych, która jest możliwa poprzez definiowanie indywidualnych lub grupowych uprawnień dostępu do określonych dokumentów elektronicznych. Dla każdej reguły dostępu możliwe jest określenie typu dozwolonej operacji. Wszystkie zdarzenia związane z danym dokumentem – pobranie, przeglądanie, modyfikacja, są odnotowywane w systemie, a ponad to dokumenty udostępniane dla użytkowników mogą być oznaczane np. znakiem wodnym jako zabezpieczenie przed nieuprawnionym rozpowszechnieniem. Dodatkowo, dzięki zastosowaniu zautomatyzowanych procesów umieszczania dokumentu w archiwum oraz jego udostępniania – w formie papierowej lub elektronicznej, możliwe jest podejrzenie całej historii procesu związanego z danym dokumentem zarówno w formie graficznej jak i tekstowej. Uprawnieni użytkownicy mają zapewniony ciągły dostęp do archiwum z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.
W repozytorium dokumenty umieszczane są w folderach analogicznie do fizycznych zasobów. Jest to odwzorowanie fizycznej lokalizacji dokumentu z określeniem regału, półki, wiązki, tomu i samego dokumentu. Wyszukiwanie dokumentu możliwe jest poprzez nawigację po folderach odpowiadających fizycznej strukturze zasobu archiwalnego, po atrybutach dokumentu, słowach kluczowych lub pełnotekstowo.
System OfficeObjects®Archive jest przeznaczony dla tych organizacji, które w swojej działalności wykorzystują bogate zasoby archiwalne, pragną usprawnić dostęp do dokumentów a także ich obsługę – umieszczanie dokumentów w archiwum, nadawanie uprawnień i udostępnianie.
Automatyzacja procesów opisu i kategoryzacji dokumentów
Podstawą umieszczania dokumentu w archiwum elektronicznym jest jego klasyfikacja i opisanie. Nowy dokument trafiający do archiwum w formie papierowej jest znakowany kodem kreskowym lub kodem radiowym – w zależności od wybranego sposobu zarządzania wersjami papierowymi dokumentów w danej organizacji. Pierwszym etapem procesu jest zeskanowanie dokumentu, które automatycznie inicjuje proces umieszczenia dokumentu w archiwum elektronicznym. Dokument może być zeskanowany automatycznie – masowo lub ręcznie w zależności od stanu oryginału. Obraz dokumentu jest wyświetlany na ekranie komputera razem z formularzem opisu dokumentu. Po zeskanowaniu część informacji na temat dokumentu jest wypełniana przez system automatycznie – generowane są metadane dokumentu - takie jak sygnatura, lokalizacja, dane osoby rejestrującej natomiast część atrybutów trzeba wpisać ręcznie – słowa kluczowe, tytuł, opis, typ oraz status dokumentu. Wiedza dziedzinowa reprezentowana jest w ontologii, co umożliwia duże możliwości reprezentacji wiedzy o zasobach archiwalnych. Osoba opisująca dokument może przesuwać dokument na ekranie jednocześnie opisując go, może również skorzystać z funkcji OCR i wybrane fragmenty wklejać do formularza a także korzystać z zdefiniowanych słowników. W przypadku gdy scan jest nieczytelny, osoba opisująca może zwrócić dokument do ponownego scanowania lub innego przetwarzania – np. opisanie na podstawie oryginału. Kolejnym etapem jest weryfikacja opisu dokumentu – porównanie opisu i scanu dokumentu, ewentualnie odesłanie do uzupełnienia lub poprawienia. W zależności od zapotrzebowania, w przypadku prostych procedur można zrezygnować z tego etapu procesu.
Wykorzystanie kodów kreskowych i technologii RFID
Dzięki zastosowaniu elektronicznych metod znakowania dokumentów – kodów kreskowych lub radiowego systemu katalogowania dokumentów RFID (Radio Frequency Identification) - scan dokumentu wraz z podstawowymi metadanymi identyfikacyjnymi, automatycznie wiąże się z odpowiednim folderem odwzorowującym lokalizację fizycznych zasobów archiwum poprzez identyfikację regału, półki, zasobu archiwalnego, tomu, dokumentu. Osoba wprowadzająca dokument do archiwum elektronicznego nie musi umieszczać dokumentu elektronicznego w odpowiednim folderze w systemie, gdyż ta funkcjonalność jest realizowana automatycznie
Dzięki zastosowaniu elektronicznych metod znakowania dokumentów możliwe jest:
- automatyczne zakodowanie fizycznej lokalizacji dokumentu,
- wykonywanie operacji na grupach dokumentów
- automatyczna lokalizacja dokumentu i jej odzwierciedlenie w systemie
- automatyczne zasilenie formularza elektronicznego informacją o wypożyczeniu dokumentu: adnotacja zawierająca datę wypożyczenia (dodatkowo pracownik archiwum pisuje dane osoby wypożyczającej oraz przewidywany czas wypożyczenia dokumentu).
Automatyzacja procesu udostępniania dokumentów
Aby dokument z zasobów archiwum elektronicznego mógł być udostępniany, musi być opublikowany. Na serwerze publikacji pojawia się indeks dokumentu (odwołanie do konkretnego dokumentu). Jest to dowód w systemie, że dany dokument istnieje w wersji elektronicznej. Opcjonalnie elementem procesu publikacji może być etap akceptacji publikacji dokumentów.
Po umieszczeniu dokumentu na serwerze publikacji można określić:
-
zakres udostępniania (w Intranecie lub w Internecie)
-
grupy użytkowników dla których dokument ma być dostępny
-
zakres widoczności informacji o dokumencie i treści dokumentu w zależności od grupy użytkowników
-
czas dostępności dokumentu
-
zabezpieczenia dokumentu przed nieuprawnionym wykorzystaniem lub rozpowszechnianiem. System daje możliwość podglądu dokumentów w postaci miniatur.
Wersjonowanie
Podczas każdej zmiany dokumentu, automatycznie jest tworzona jego nowa wersja. Wszystkie wersje dokumentu przechowywane są w systemie. Zabezpiecza to przed nadpisaniem postaci pierwotnej i udostępnia historię przeprowadzonych zmian.
Zdarzenia
Wszystkie zdarzenia związane z danym dokumentem są zapisywane w systemie. Dla każdego dokumentu prowadzony jest dziennik zdarzeń, w którym automatycznie odnotowywane są wszystkie działania wykonane na dokumencie wraz z informacją o dacie wystąpienia zdarzenia oraz osobie, która wykonała określony typ akcji. Układ chronologiczny zdarzeń umożliwia prześledzenie całej historii dokumentu od umieszczenia dokumentu w archiwum, poprzez modyfikację a nawet informacje kto i kiedy przeglądał dokument.
Wyszukiwanie
Jedną z głównych zalet archiwum elektronicznego jest zapewnienie szerokiej grupie użytkowników szybkiego dostępu do potrzebnych informacji. W systemie OfficeObjects®Archive możliwe jest wyszukiwanie dokumentów na wiele różnych sposobów:
Raporty
W systemie OfficeObjects®Archive możliwe jest generowania dowolnych raportów w oparciu o pełen zestaw metadanych, również z modelu rozszerzalnego metadanych np.:
-
Protokoły zdawczo-odbiorcze
-
Stan wypożyczeń na dany dzień
-
Stan udostępnień dokumentu elektronicznego
-
Zestawienie przeterminowanych zwrotów
Korzyści OfficeObjects®Archive
-
Digitalizacja i kategoryzacja zasobów archiwalnych;
-
Możliwość kontrolowanego udostępniania dokumentów zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej wewnątrz i na zewnątrz organizacji;
-
Dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych dla uprawnionych użytkowników z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie;
-
Zabezpieczenie przed rozpowszechnianiem dokumentów;
-
Automatyczna kontrola stanu udostępniania dokumentów (komu, na jaki czas);
-
Szerokie i elastyczne możliwości nadawania i ograniczania uprawnień;
-
Szybkie wyszukiwanie, strukturalne, pelnotekstowe oraz wg słów kluczowych;
-
Możliwość tworzenia dowolnego modelu metadanych opisujących dany typ dokumentu;
-
Kontrola i dokumentacja wszystkich zdarzeń związanych z danym dokumentem;
-
Usprawnienie pracy archiwum;
-
Możliwość zarządzania Archiwum Akt Tajnych zgodnie z polityką bezpieczeństwa danej organizacji.
