OfficeObjects®Document Manager
 
Nawigacja
 
OfficeObjects®Document Manager

OfficeObjects®Document Manager – oprogramowanie umożliwiające kompleksowe zarządzanie dokumentami i procesami pracy

Przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną jest nieuniknionym elementem rozwoju współczesnych organizacji. Nowoczesne przedsiębiorstwa i instytucje publiczne, w dobie ciągłego rozwoju technologicznego, sukcesywnie odchodzą od tradycyjnych metod składowania i obiegu dokumentów. Powodem tego kierunku działania jest niebezpieczeństwo zagubienia dokumentów w formie papierowej, a także koszty związane z powielaniem, tradycyjnym obiegiem a w konsekwencji składowaniem papieru. Niejednokrotnie koszty te są zauważalnym składnikiem w budżecie organizacji.

OfficeObjects®Document Manager jest oprogramowaniem umożliwiającym pełną automatyzację obiegu dokumentów w organizacji. Rozwiązanie pozwala na gromadzenie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium. Zapewnia sprawną dystrybucję dokumentów oraz rejestrację ich obiegu. Dostęp do informacji określony jest na zasadach uprawnień, z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie. Rozwiązanie umożliwia definiowanie, wykonywanie i monitorowanie dowolnych procesów pracy zgodnie z procedurami danej organizacji

OfficeObjects®Document Manager doskonale nadaje się do wykorzystania zarówno w średnich i dużych przedsiębiorstwach, jak również w instytucjach państwowych i samorządowych funkcjonujących w otoczeniu społeczeństwa informacyjnego.

 

Skuteczna kontrola przepływu dokumentów

Przy pomocy rozwiązania OfficeObjects®Document Manager oraz odpowiednio zdefiniowanych procesów obiegu dokumentów zarządzanych przez OfficeObjects®WorkFlow, można definiować i nadzorować wykonanie zadań związanych z poszczególnymi dokumentami. Rozwiązanie umożliwia użytkownikom projektowanie dowolnych procesów przy pomocy graficznych narzędzi modelowania. W zależności od specyfiki działalności organizacji mogą być to procesy sprzedaży, zakupu, obsługi sprawozdawczości finansowej, obsługi korespondencji urzędowej lub dowolne inne procesy związane z procedurami funkcjonującymi w danym otoczeniu. Graficzne narzędzia monitorowania pozwalają zapobiegać opóźnieniom i gwarantują skuteczną kontrolę wykonywania zadań. Możliwość otrzymywania raportów z przebiegu i czasu realizacji procesów zainicjowanych przez wpływający do firmy dokument, umożliwia skuteczniejsze zarządzanie zasobami z siedziby organizacji.

 

Centralne repozytorium dokumentów i danych

OfficeObjects®Document Manager zapewnia skuteczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi, wspiera proces ich gromadzenia i archiwizacji. Umożliwia prowadzenie dziennika korespondencyjnego, pozwalając na zastąpienie tradycyjnych, czasochłonnych metod rejestracji korespondencji wygodnym, prostym w obsłudze narzędziem. Oprócz rejestracji dokumentów, oraz wykonywania operacji na dokumentach, rozwiązanie umożliwia raportowanie stanu repozytorium a także zarządzanie kontaktami z pracownikami i kontrahentami poprzez przydzielanie dokumentów, kontrolę ich przepływu oraz sprawdzanie statusu wysyłanych (otrzymanych ) dokumentów i zadań.

Dostęp do zasobów OfficeObjects®Document Manager przydzielony jest na zasadzie uprawnień dostępu użytkowników. Rozwiązanie zapewnia kontrolę wykorzystania jego zasobów. Uprawnienia dostępu odzwierciedlają zasady obowiązujące w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. OfficeObjects®Document Manager jest obsługiwany przez przeglądarkę internetową i dzięki temu dostęp do repozytorium jest możliwy z dowolnego miejsca, niekoniecznie z siedziby organizacji.

 

Elastyczna klasyfikacja i kategoryzacja dokumentów elektronicznych

Zarejestrowany w formie elektronicznej dokument jest klasyfikowany na podstawie treści dokumentu. Mechanizmy rozwiązania OfficeObjects®Document Manager analizując zawartość metadanych dokumentu i określają jego kategorię np. tematykę, której dotyczy. Kategoria ta, która dodatkowo może być zatwierdzana przez uprawnionego użytkownika, służy do określenia sposobu obsługi danego dokumentu, np. może sterować dystrybucją dokumentu (przepływem do konkretnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa lub do konkretnych osób).

OfficeObjects®Document Manager umożliwia dowolną kategoryzację w zależności od atrybutów dokumentu. Podstawową korzyścią płynącą z mechanizmu kategoryzacji jest łatwiejsze wyszukiwanie w trybie przeglądania (nawigacji) po zawartości repozytorium dokumentów. Metoda wyszukiwania opiera się o podział całego obszaru poszukiwań na kategorie. Kategoryzacja odbywa się w oparciu o struktury drzewiaste (drzewa kategoryzacji). Zagłębiając się w strukturę drzewa użytkownik widzi możliwe drogi dalszych poszukiwań (zawężanie zakresu wyszukiwania) przez co może w szybki i prosty sposób odnaleźć pożądaną informację. Tworzenie drzewiastej struktury kategoryzującej odbywa się automatycznie w oparciu o wartości metadanych dokumentów oraz zawartych w nim danych. Przypisywanie informacji do węzłów struktury kategoryzującej odbywa się automatycznie. Umieszczanie informacji w strukturach drzew kategoryzacji może się odbywać w sposób ciągły (w odpowiedzi na zdarzenia zachodzące w repozytorium), na żądanie lub w sposób okresowy.

 

Skalowalność rozwiązania

OfficeObjects®Document Manager pozwala na swobodne dostosowanie się do potrzeb organizacji. Poprzez definicję użytkowników (uczestników procesu korespondencyjnego), bazy adresowej, hierarchii, dystrybucji dokumentów czy wreszcie klienta poczty elektronicznej, w jednym miejscu buduje się centrum dystrybucji dokumentacji wchodzącej, wychodzącej i wewnętrznej oraz przydziału uprawnień. Zmiany te mogą przebiegać dynamicznie, odpowiadając na zmiany organizacyjne przedsiębiorstwa.

OfficeObjects®Document Manager jest narzędziem wspomagającym proces obiegu dokumentów. Może być on zgodny z wewnętrznie przyjętymi procedurami i normami ISO. Proces przepływu dokumentów może być modelowany i wdrażany przy użyciu oprogramowania narzędziowego OfficeObjects®WorkFlow. Dokument będący w obiegu może być w każdej chwili monitorowany w odniesieniu do jego aktualnego miejsca wykorzystania, czasu realizacji zadania bądź ewentualnych opóźnień. Takiej identyfikacji można dokonać na graficznym modelu procesu lub w formie tekstowej reprezentacji tego modelu.

 

Korzyści z wdrożenia

OfficeObjects®Document Manager zapewnia:

  • uporządkowany i szybki obieg dokumentów w organizacji
  • pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji
  • zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów
  • możliwość definiowania dowolnych procesów pracy
  • skuteczna kontrola wykonywanych zadań
  • >możliwość tworzenia różnego typu raportów i analiz
  • szybki dostęp do dokumentów historycznych
  • możliwość spełnienia norm jakości z serii ISO 9000
  • wzrost jakości obsługi klientów